Zo maak je een offerte die de klant in één keer snapt

01Alles wat telt op de eerste pagina

De klant leest de eerste pagina. De rest bladert hij door. Zet daar alles wat hij nodig heeft om ja te zeggen.

1. 1
   Kop

   Je bedrijfsgegevens met KVK-nummer, naam en adres van de klant, offertenummer, datum en tot wanneer de offerte geldig is.

2. 2
   Het werk in één zin

   Bijvoorbeeld: pannen, latten en folie vervangen op het zadeldak van 98 m², met nieuwe zinken goten voor en achter.

3. 3
   De prijs

   Eén totaalbedrag. Voor een particulier inclusief btw en inclusief kosten die hij niet kan kiezen, zoals steiger en afvoer.

4. 4
   Wat erin zit en wat niet

   Steiger, afvoer en opruimen zitten erin. Schilderwerk, binnenafwerking of een extra dakraam niet, als dat zo is.

5. 5
   Akkoord

   Ruimte voor naam, datum en handtekening, en hoe de klant akkoord kan geven.

Posten, voorwaarden en foto's komen daarna. Stuur alles als één PDF, dan blijft de opmaak zoals jij hem bedoelde.

02Posten in de taal van de klant

Je klant legt jouw offerte naast die van een ander. Staat bij jou één regel dakwerk en bij de ander tien regels, dan lijk jij vaag. Schrijf elke post als iets wat hij kan zien of narekenen: wat, hoeveel, waar.

Noem bij elke post de hoeveelheid. Dan ziet de klant dat je gemeten hebt, en kan hij de offerte van een ander er eerlijk naast leggen.

03Een bedrag dat klopt met wat je aan tafel zei

Wat je aan de keukentafel zegt, onthoudt de klant. Noemde je tussen de 14 en 17 duizend euro, dan moet de offerte daarin vallen. Valt hij hoger uit, leg dan uit waarom, voordat de klant het zelf ziet.

Dat is niet alleen netjes, het telt ook juridisch mee. Is er geen vaste prijs afgesproken, of alleen een richtprijs, dan is de klant een redelijke prijs verschuldigd. Daarbij telt mee welke prijzen je gewoonlijk rekent en welke verwachting je hebt gewekt (artikel 7:752 BW).

04Stelposten en meerwerk vooraf regelen

Wat onder de pannen zit, zie je pas als ze eraf zijn. Zet in de offerte hoe je daarmee omgaat, dan wordt het geen discussie.

Meerwerk dat de klant zelf wil, mag je volgens artikel 7:755 BW alleen extra rekenen als je hem op tijd hebt gezegd dat het meer kost. Behalve als hij dat zelf had moeten begrijpen. Stuur daarom voor elk meerwerk een kort bericht met de prijs, en wacht op zijn akkoord.

Bij een tegenvaller die niet aan jou ligt, zoals rot hout dat je niet kon zien, moet je de klant zo snel mogelijk waarschuwen dat de prijs omhoog moet (artikel 7:753 BW).

05Tekent de klant thuis? Dan is er bedenktijd

Tekent een particulier de offerte bij hem thuis, met jou aan tafel, dan is dat verkoop buiten de verkoopruimte. Hij heeft dan 14 dagen bedenktijd. Je moet hem daar zelf op wijzen, in het gesprek én in het contract. Doe je dat niet, dan wordt de bedenktijd met een jaar verlengd.

• Neem de modelinstructie en het modelformulier voor ontbinding van de ACM op in je offerte.
• Wil de klant dat je binnen die 14 dagen begint? Leg dat verzoek schriftelijk vast, en zeg erbij dat hij betaalt voor wat al gedaan is als hij toch afziet.
• Bij een spoedklus aan huis, zoals een lekkage, geldt geen bedenktijd.

06Versturen en opvolgen

• Stuur je algemene voorwaarden mee en verwijs ernaar in de offerte. De klant moet ze kunnen lezen voordat hij tekent, anders kan hij ze later aanvechten.
• Houd de geldigheid kort, bijvoorbeeld 30 dagen. Materiaalprijzen staan niet stil.
• Voeg foto's of een dakrapport toe. Dan ziet de klant waar je hoeveelheden vandaan komen.
• Bel na twee of drie werkdagen. Loop samen de eerste pagina door en vraag wat er nog onduidelijk is.

07Samengevat

• Zet op de eerste pagina het werk in één zin, het totaal inclusief btw, wat erin zit en hoe de klant akkoord geeft.
• Schrijf posten met hoeveelheden, in de taal van de klant.
• Laat de offerte passen bij de bandbreedte die je aan tafel noemde, of leg het verschil uit.
• Regel onbekende posten met een stelpost en meld meerwerk vooraf, met prijs.
• Wijs een particulier die thuis tekent op zijn 14 dagen bedenktijd.
• Stuur je algemene voorwaarden mee en bel na een paar dagen na.